Een besloten vennootschap (bv) biedt veel voordelen ten opzichte van een eenmanszaak of vof, zoals een beperkte aansprakelijkheid en fiscale voordelen. Maar de oprichting van een bv brengt ook meer boekhoudkundige en administratieve verplichtingen met zich mee. In dit artikel sommen we de belangrijkste verplichtingen op waarmee een ondernemer rekening moet houden bij het oprichten en beheren van een bv.
1. De verplichting tot het voeren van een correcte administratie
Een van de belangrijkste verplichtingen van een bv is het voeren van een volledige en inzichtelijke administratie. Dit betekent dat alle financiële transacties, zoals inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden, moeten worden vastgelegd. Deze administratie moet zodanig worden bijgehouden dat op elk moment de financiële positie van de onderneming kan worden bepaald. Een goed georganiseerde administratie is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering.
2. Jaarrekening: verplichting tot publicatie
Elke bv is verplicht jaarlijks een jaarrekening op te stellen en deze te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK). De jaarrekening geeft een overzicht van de financiële situatie van de onderneming en bestaat uit een balans, een winst- en verliesrekening, en een toelichting op beide. Afhankelijk van de grootte van de bv kunnen de eisen aan de jaarrekening variëren. De jaarrekening moet binnen 12 maanden na het einde van het boekjaar gedeponeerd worden bij de KvK. Een te late indiening kan leiden tot boetes en in sommige gevallen zelfs bestuursaansprakelijkheid.
3. Aangifte vennootschapsbelasting (Vpb)
In tegenstelling tot een eenmanszaak of vof, is een bv verplicht om vennootschapsbelasting (Vpb) te betalen over winsten. Elk jaar moet een bv aangifte doen bij de Belastingdienst en de verschuldigde vennootschapsbelasting afdragen. Het tarief van de Vpb is afhankelijk van de hoogte van de winst die de bv maakt.
4. Loonadministratie voor de DGA
Een bv heeft vaak een directeur-grootaandeelhouder (DGA), die zichzelf een salaris moet uitkeren. Dit salaris moet minimaal het “gebruikelijk loon” bedragen, zoals bepaald door de Belastingdienst. Dit gebruikelijk loon bedraagt minimaal €56.000 per jaar (2024), tenzij de ondernemer kan aantonen dat een lager loon gebruikelijk is in een vergelijkbare situatie. Naast het uitkeren van loon is de bv verantwoordelijk voor het inhouden en afdragen van loonbelasting en premies voor de DGA.
5. Dividenduitkering en dividendbelasting
Wanneer een bv winst maakt, kan er dividend uitgekeerd worden aan de aandeelhouders. Voordat een dividenduitkering plaatsvindt, moet de bv een balanstest en een uitkeringstest uitvoeren om te beoordelen of de onderneming nog voldoende reserves overhoudt om aan haar verplichtingen te kunnen voldoen. Daarnaast is de bv verplicht om 15% dividendbelasting in te houden en af te dragen aan de Belastingdienst. Het is belangrijk dat de dividenduitkering op de juiste manier wordt uitgevoerd.
Bestuursaansprakelijkheid: uitgebreide risico’s
Hoewel een bv ondernemers in principe beschermt tegen persoonlijke aansprakelijkheid, kunnen bestuurders onder bepaalde omstandigheden toch aansprakelijk worden gesteld. Dit geldt bijvoorbeeld als de administratie niet op orde is, of als de jaarrekening niet tijdig is ingediend. Door de jaren heen is de wetgeving rondom bestuurdersaansprakelijkheid aangescherpt. Bestuurders kunnen tegenwoordig persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor belastingschulden van de bv, zoals niet-betaalde btw of loonheffingen, als blijkt dat de bv deze verplichtingen niet kan nakomen en er geen tijdige melding is gemaakt bij de Belastingdienst.
Het is daarom van cruciaal belang dat de administratie van de bv altijd volledig en op orde is en dat belastingverplichtingen tijdig worden nagekomen.
Tot slot
Een bv biedt veel voordelen, maar brengt ook aanzienlijke boekhoudkundige en administratieve verplichtingen met zich mee. Het is van belang om je hier bewust van te zijn en ervoor zorgen dat de administratie correct wordt bijgehouden, dat de jaarrekening tijdig wordt ingediend en dat belastingaangiftes en loonadministratie op de juiste manier worden uitgevoerd. Dit verkleint niet alleen het risico op boetes en aansprakelijkheid, maar draagt ook bij aan een gezonde bedrijfsvoering.
Vragen of hulp nodig?
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen over de administratieve verplichtingen van een bv, of heb je hulp nodig bij het naleven van deze verplichtingen? Onze belastingadviseurs in Utrecht en Zwolle staan klaar om je te ondersteunen bij elke stap, van het opstellen van je jaarrekening tot het indienen van belastingaangiftes. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We helpen je graag verder!
