Als startende zzp’er komt er veel op je af. Naast het regelen van klanten en opdrachten, moet je ook zorgen dat je administratie en belastingzaken goed op orde zijn. In deze uitgebreide gids behandelen we alles wat je als zzp’er moet weten over fiscale verplichtingen, aftrekposten, het urencriterium en meer. Of je nu net begint of al een tijdje bezig bent, deze gids helpt je om fouten te voorkomen en optimaal gebruik te maken van fiscale voordelen.
Voordat je je inschrijft bij de KvK: vraag jezelf af of dit wel de juiste rechtsvorm is
Voordat je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel (KvK), moet je nadenken over de rechtsvorm van je onderneming. De meeste zzp’ers starten als eenmanszaak, maar dit is niet altijd de meest logische keuze. In sommige gevallen kan een BV een betere optie zijn, afhankelijk van factoren zoals winstverwachting, aansprakelijkheid en fiscale voordelen.
Eenmanszaak (of als je met meer mensen bent: de VOF)
De eenmanszaak is de meest gekozen rechtsvorm onder zzp’ers. Het heeft als voordelen dat het eenvoudig op te richten is en dat je gebruik kunt maken van fiscale voordelen zoals de zelfstandigenaftrek en de MKB-winstvrijstelling. Een nadeel is echter dat je met je privévermogen aansprakelijk bent voor zakelijke schulden.
Bij een VOF (Vennootschap Onder Firma) gelden dezelfde regels als bij een eenmanszaak, maar dan met meerdere eigenaren. Dit kan handig zijn als je samen met een partner een onderneming wilt starten, maar brengt dezelfde aansprakelijkheidsrisico’s met zich mee.
Wanneer is een BV een betere keuze?
Als je verwacht een hoge winst te maken of als je je privévermogen beter wilt beschermen, kan een BV een betere optie zijn. De belangrijkste voordelen van een BV zijn:
- Je bent in principe niet privé aansprakelijk voor schulden van de onderneming.
- Je betaalt vennootschapsbelasting in plaats van inkomstenbelasting, wat voordeliger kan zijn bij hogere winsten.
- Het kan helpen bij branding en kan bij sommigen professioneler overkomen.
Denk goed na over je keuze voor een eenmanszaak of vof en laat je eventueel adviseren. Als je eenmaal begonnen bent als een eenmanszaak, kun je later nog een BV oprichten en daar de onderneming in laten plaatsen, maar dat brengt relatief hoge kosten met zich mee. Je kan hier meer lezen over deze keuze!
De eerste stap: je inschrijven als zzp’er
De eerste officiële stap om als zzp’er te starten is de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dit is verplicht voor iedereen die zelfstandig een onderneming start. Bij de inschrijving kies je een rechtsvorm, meestal een eenmanszaak. Je kan het proces gemakkelijk starten via de website van de KvK, via de volgende link: https://www.kvk.nl/inschrijven/.
Na de inschrijving
Na inschrijving bij de KvK krijg je automatisch een btw-nummer van de Belastingdienst. De meeste zzp’ers moeten elk kwartaal btw-aangifte doen. Sommige kleine ondernemers kunnen gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR), waardoor ze geen btw hoeven te berekenen en af te dragen.
Zorg dat de facturen die je maakt voldoen aan de voorwaarden voor btw-aftrek.
Je fiscale verplichtingen: belasting betalen
Als zzp’er krijg je te maken met verschillende soorten belastingen.
Inkomstenbelasting
Over je winst uit onderneming betaal je inkomstenbelasting. Dit doe je via de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting. Hierbij zijn de schijven van de inkomstenbelasting van toepassing. In 2025 gelden de volgende tarieven:
| Schijf | Belastbaar inkomen | Percentage |
|---|---|---|
| 1 | tot € 38.441 | 35,82% |
| 2 | vanaf € 38.441 t/m € 76.817 | 37,48% |
| 3 | Vanaf € 76.817 | 49,50% |
Dankzij aftrekposten kan je belastbare inkomen lager uitvallen, waardoor je minder belasting betaalt.
Omzetbelasting (btw)
De meeste zzp’ers moeten btw rekenen over hun diensten en producten. Dit heet omzetbelasting. De standaardtarieven zijn:
- 21% btw (standaardtarief)
- 9% btw (voor bepaalde diensten en producten zoals eten en boeken)
- 0% btw (voor export of bepaalde branches)
- Btw vrijstelling (bijvoorbeeld in de zorgsector).
Naast de reguliere btw-regels kunnen bepaalde sectoren en beroepen te maken krijgen met speciale btw-regelingen, zoals:
- De margeregeling (voor handelaren in gebruikte goederen, kunst en antiek) en;
- De reisbureauregeling
Het is van belang om na te gaan of een van deze regelingen van toepassing is op jouw situatie.
Belastingvoordelen: welke aftrekposten heb je als zzp’er?
Als zzp’er heb je recht op diverse fiscale voordelen en aftrekposten, mits je aan de voorwaarden voldoet.
Zelfstandigenaftrek en Startersaftrek
Als je minimaal 1.225 uur per jaar werkt aan je onderneming, kom je in aanmerking voor de zelfstandigenaftrek. De zelfstandigenaftrek in 2025 is € 2.470. In 2025 is het belastingvoordeel van de zelfstandigenaftrek beperkt. Het voordeel wordt berekend met een tarief van 37,48%. Als starter kun je daarbovenop de startersaftrek van €2.123 toepassen, waardoor je nog minder belasting betaalt.
MKB-winstvrijstelling
Een vast percentage van je winst, 12,7%, is belastingvrij dankzij de MKB-winstvrijstelling.
Aftrekbare kosten
De meeste zakelijke kosten zijn in meer of mindere mate aftrekbaar, zoals:
- Zakelijke reiskosten (kilometervergoeding bij gebruik privéauto, openbaar vervoer, etc.)
- Telefoonkosten en internet
- Kantoorruimte (mits niet in eigen woning)
- Marketingkosten
Zorg bij de kosten dat je dit goed bijhoudt, zeker bij zakelijke reiskosten. Een overzicht in Excel bijhouden is eenvoudig en bespaart achteraf een hoop gezeur. Voor zaken die je zowel privé als zakelijk gebruikt is het goed om na te gaan welk deel zakelijk gebruikt wordt. Dat deel kan als aftrekbare kosten worden aangemerkt, het andere deel is privé.
Het urencriterium: Wanneer voldoe je eraan?
Om gebruik te kunnen maken van de zelfstandigenaftrek en startersaftrek, moet je voldoen aan het urencriterium van 1.225 uur per jaar. Dit betekent dat je gemiddeld 24 uur per week aan je onderneming moet besteden.
Wat telt mee?
- Facturabele uren
- Administratie
- Klantcontact en acquisitie
- Marketing
- Bijscholing
Wat telt niet mee?
- Reistijd (tenzij naar een klant)
- Privézaken
Administratie en boekhouding: Hoe houd je alles bij?
Als zzp’er ben je verplicht een deugdelijke administratie bij te houden. Dit betekent dat je facturen, uitgaven en inkomsten goed moet registreren en bewaren. Veel zzp’ers gebruiken online boekhoudsoftware om dit te automatiseren. Er zijn meerdere goede programma’s, maar zelf maken wij gebruik van Exact Online.
Wat moet je bijhouden?
- Facturen en bonnen: minimaal 7 jaar bewaren
- Btw-aangiften en jaarrekening: overzichtelijk bijhouden
- Zakelijke transacties: via een aparte zakelijke rekening
Aannemen van personeel: wat als je wilt groeien?
Als zzp’er mag je personeel aannemen, maar dit brengt extra verplichtingen met zich mee zoals loonheffingen en verzekeringen. Alternatieven zijn:
- Samenwerken met andere zzp’ers
- Werken via een payrollconstructie
- Inzetten van freelancers
Afsluitende tips
Als startende zzp’er kun je makkelijk fiscale fouten maken. De meest voorkomende zijn:
- Geen aparte zakelijke rekening gebruiken;
- Niet genoeg geld reserveren voor je belastingaangiften;
- Een rommelige boekhouding. Lukt het je niet? Schakel hulp in en blijf niet klungelen;
- Te laat btw-aangifte doen: zet herinneringen in je agenda;
- Niet voldoen aan het urencriterium: houd een urenregistratie bij.
Goed van start
Door goed inzicht te hebben in je fiscale verplichtingen en voordelen, kun je als zzp’er een succesvolle start maken. Blijf op de hoogte van veranderende wetgeving en schakel een fiscalist in als je hulp nodig hebt.
Hulp nodig? Wil je advies over jouw specifieke situatie? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek!
Disclaimer De informatie in dit artikel is bedoeld als algemene informatie en mag niet worden beschouwd als specifiek juridisch, financieel of fiscaal advies. Hoewel wij ons best hebben gedaan om de informatie zo actueel en accuraat mogelijk te maken, kunnen er wijzigingen zijn in wet- en regelgeving die niet in dit artikel zijn verwerkt. Voor advies dat specifiek is afgestemd op jouw situatie, raden wij altijd aan om contact op te nemen met een gekwalificeerde accountant, fiscalist of belastingadviseur.
